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Whistleblowing – Segnalazione di illeciti

Tivù s.r.l. si impegna a prevenire e ad agire prontamente nel caso di episodi che possano minare i suoi Valori e la sua Visione aziendale.
A questo scopo Tivù rende disponibile un portale web di Whistleblowing al fine di incoraggiare e guidare la segnalazione di qualsiasi comportamento inappropriato o illegale o che violi il cosiddetto “Compliance Program” aziendale e per garantire una valutazione equa, imparziale, tempestiva e riservata di eventuali segnalazioni da parte di dipendenti, stagisti, subappaltatori, fornitori e consulenti. Il Compliance Program aziendale è costituito dal Codice Etico e dal Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/01 (MOG 231).

Cosa segnalare

Le segnalazioni devono riguardare specificatamente sospette violazioni al Compliance Program, alle procedure interne aziendali o casi di condotta illecita ai sensi della legislazione vigente.
Possono costituire oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che possono arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, alla Società, anche se si traducono in un vantaggio economico conseguente però a un’attività illegale o contraria ai valori della Società. Si rimanda all’allegato 1 della presente Politica per il dettaglio delle tipologie di violazioni che possono costituire oggetto di segnalazione ai sensi del D.lgs. n. 24/2023.

Inoltre, è possibile segnalare:

• le informazioni su condotte volte ad occultare le violazioni di cui sopra;
• le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
• i fondati sospetti su violazioni commesse o che potrebbero essere commesse.

Come fare una segnalazione

Le segnalazioni devono includere una descrizione dettagliata delle presunte violazioni oggetto della segnalazione utilizzando la procedura guidata presente sul portale web messo a disposizione dall’azienda al seguente link https://tivu.gsdwhistle.it

In alternativa al portale, l’azienda mette a disposizione il seguente indirizzo di posta elettronica segnalazionitivu@gmail.com o il canale di posta ordinaria per l’invio di segnalazioni scritte, da inviare al seguente indirizzo: Tivù S.r.l. Via di Villa Patrizi, 8 00161 Roma.
Le segnalazioni inviate tramite posta ordinaria dovranno essere indirizzate all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza.

Gestione e analisi delle segnalazioni

L’Organismo di Vigilanza (OdV) è il destinatario delle segnalazioni che ha il compito di gestire prendendole in carico entro 7 giorni dal loro ricevimento, rilasciando al segnalante apposito avviso di ricevimento della segnalazione e garantendone il dovuto follow-up.
Le segnalazioni effettuate ai sensi della presente Politica devono essere, per quanto possibile, circostanziate, consentendo di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo).
Ogni segnalazione sarà considerata con attenzione dall’OdV che svolgerà un’accurata analisi, nel rispetto della natura confidenziale della segnalazione, raccogliendo informazioni dai dipartimenti interessati e/o da altri soggetti coinvolti.
Nel caso in cui la segnalazione non contenga informazioni sufficienti, l’OdV può richiedere ulteriori dettagli al segnalante. Al fine di tenere traccia delle comunicazioni, garantire la trasparenza e facilitare una valutazione formale della segnalazione, sono da preferire le comunicazioni scritte lungo tutta la durata del processo.
Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza dovesse ritenere la segnalazione non rilevante (ad esempio perché non rientrante nelle casistiche previste per le Segnalazioni) o non sufficientemente circostanziata per avviare verifiche, provvederà ad archiviare la stessa dandone comunicazione al segnalante.
Qualora invece decida di dare corso alle investigazioni ed approfondimenti, le fasi di analisi e di investigazione saranno svolte e completate entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, dandone riscontro al segnalante.
Qualora per la complessità del caso e per la necessità di procedere alla raccolta delle informazioni sia necessario proseguire le attività investigative oltre i tre mesi, l’OdV fornirà, allo scadere dei tre mesi di cui sopra, riscontro alla persona segnalante, riportando:

• lo stato alla data delle investigazioni;
• le motivazioni del protrarsi dell’investigazione oltre i tre mesi;
• una data di presunta definizione dell’investigazione in corso.

Tutte le segnalazioni devono essere registrate e tutti i documenti allegati, inclusi quelli prodotti o raccolti durante la fase di analisi, devono essere archiviati in modo appropriato.
L’OdV, soggetto designato a ricevere le segnalazioni, come descritto in questa politica, ha l’obbligo di trattare le informazioni sensibili, come i dati personali, in linea con il General Data Protection Regulation (GDPR) e con le leggi relative alla protezione dei dati.

Protezione del segnalante e misure disciplinari

Le segnalazioni e le informazioni in esse contenute, come pure l’identità del segnalante (se nota), saranno trattate in modo riservato. L’identità del segnalante non sarà rivelata senza previo consenso scritto del soggetto interessato, a meno che non sia consentito diversamente dalla legge.

Le segnalazioni possono essere accettate anche in forma anonima, senza l’indicazione di alcun dato personale. Va fatto presente, tuttavia, che tale scelta potrebbe rendere più complessa la risoluzione del problema segnalato, nel caso in cui fossero necessarie ulteriori informazioni da parte del segnalante per lo svolgimento delle indagini e la definizione della segnalazione.

Tivù si impegna a proteggere pienamente i segnalanti da ripercussioni o da qualsiasi forma di discriminazione sul luogo di lavoro collegata o risultante dall’aver effettuato una segnalazione. Nessun segnalante che riporti internamente un episodio in buona fede potrà essere perseguito e non verrà intrapresa alcuna azione contro di lui/lei nel caso in cui le informazioni fornite non possano essere provate o siano insufficienti per risolvere la segnalazione. Nel caso in cui il segnalante, dopo la segnalazione, venga a conoscenza di informazioni aggiuntive rilevanti, è incoraggiato a riportarle immediatamente all’OdV di Tivù, indipendentemente dal fatto che queste informazioni supportino o invalidino la segnalazione originaria.

Tivù si impegna a tutelare da ripercussioni, discriminazioni e ritorsioni anche i colleghi e i familiari del segnalante, come anche i facilitatori, ossia coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Sono considerate, a titolo esemplificativo, ritorsioni:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
9. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
12. l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
13. la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. l'annullamento di una licenza o di un permesso;
15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Tivù adotterà inoltre misure disciplinari appropriate nel caso di segnalazioni fatte in malafede e/o in caso di minacce o ritorsioni verso i soggetti che presentano segnalazioni.
Le misure disciplinari saranno proporzionate all’entità e alla gravità della condotta accertata e potrebbero contemplare anche la cessazione del rapporto di lavoro.

Elenco delle segnalazioni ai sensi del D.lgs. 24/2023

Ai sensi del D.lgs. 24/2023, possono costituire oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (c.d. reati presupposto), o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti.
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (individuati dall’allegato al D.lgs. 24/2023) o degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea (indicati nell’allegato alla Dir. UE 2019/1937), pur non indicati nell’allegato al D. Lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori:
   1. appalti pubblici;
   2. servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
   3. sicurezza e conformità dei prodotti;
   4. sicurezza dei trasporti;
   5. tutela dell’ambiente;
   6. radioprotezione e sicurezza nucleare;
   7. sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
   8. salute pubblica;
   9. protezione dei consumatori;
   10. tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (di cui all’art. 325 TFUE) specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (di cui all’art. 26 par. 2 TFUE) comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché' le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.