Whistleblowing – Segnalazione di illeciti

Tivù s r.l. si impegna a prevenire e ad agire prontamente nel caso di episodi che possano minare i suoi Valori e la sua Visione aziendale. A questo scopo Tivù rende disponibile un portale web di Whistleblowing al fine di incoraggiare e guidare la segnalazione di qualsiasi comportamento inappropriato o illegale o che violi il cosiddetto “Compliance Program” aziendale e per garantire una valutazione equa, imparziale, tempestiva e riservata di eventuali segnalazioni da parte di dipendenti, stagisti, subappaltatori, fornitori e consulenti.

Il Compliance Program aziendale è costituito dal Codice Etico e dal Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/01 (MOG 231) dal D.lgs. n. 24/2023 (in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di Whistleblowing.

Cosa segnalare

Le segnalazioni devono riguardare specificatamente sospette violazioni al Compliance Program, alle procedure interne aziendali o casi di condotta illecita ai sensi della legislazione vigente.

Possono costituire oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che possono arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, alla Società, anche se si traducono in un vantaggio economico conseguente però a un’attività illegale o contraria ai valori della Società.
Inoltre, è possibile segnalare:

le informazioni su condotte volte ad occultare le violazioni di cui sopra;
le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
i fondati sospetti su violazioni commesse o che potrebbero essere commesse.

Sono invece da ritenersi escluse:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (se diverse da quelle elencate nei paragrafi precedenti);
le segnalazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;
le segnalazioni relative a reclami commerciali o sulla qualità dei servizi resi dalla Società; le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

Come fare una segnalazione

Le segnalazioni devono includere una descrizione dettagliata delle presunte violazioni oggetto della segnalazione utilizzando la procedura guidata presente sul portale web messo a disposizione dall’azienda al seguente link https://tivu.gsdwhistle.it.

La Piattaforma è strutturata in modo da garantire che: a) le informazioni rilevanti siano accessibili esclusivamente al competente Gestore delle Segnalazioni e ai soli soggetti che hanno ricevuto una autorizzazione specifica; b) sia disponibile senza soluzione di continuità 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Per mezzo del canale informatico descritto è possibile effettuare una segnalazione in forma orale in una delle seguenti modalità:

attraverso il diretto caricamento sulla piattaforma di un file audio e/o video (in formato .mp3 e .mp4), autonomamente registrato dal segnalante;
attraverso la registrazione di messaggi vocali.

I dati personali contenuti in ciascun archivio sono criptati mediante l’utilizzo di chiavi di criptazione dedicate e differenti. I dettagli relativi alle modalità di trattamento dei dati personali connessi alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla presente procedura sono descritti nella specifica Informativa Privacy, disponibile e consultabile sulla piattaforma informatica.
Il Segnalante potrà in qualunque momento accedere al Sistema di Segnalazione per verificare eventuali richieste di chiarimenti e lo stato di valutazione della segnalazione.
È dovere di ciascun Segnalante custodire diligentemente il codice identificativo univoco della segnalazione, non rilasciarlo ad altri e non consentire a terzi di accedere alle informazioni sulla segnalazione.

In alternativa alla Piattaforma Whistleblowing (canale interno di segnalazione raccomandato), da ritenersi preferibile in ragione delle migliori garanzie fornite in termini di riservatezza dell’identità della persona segnalante, l’azienda mette a disposizione il canale di posta ordinaria per l’invio di segnalazioni scritte da inviare al seguente indirizzo: Tivù S.r.l. Via di Villa Patrizi, 8 00161 Roma (Italy).La segnalazione scritta presentata tramite posta o brevi manu deve pervenire in busta chiusa.
Al fine di assicurare le garanzie di tutela della riservatezza, è necessario che la documentazione inerente alla segnalazione venga inserita in tre buste chiuse:

la prima con i dati identificativi e riferimenti del segnalante (facoltativi), al fine di ricevere riscontro alla segnalazione;
la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione stessa. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa.

Tutte le buste devono recare all’esterno la dicitura “RISERVATA – Organismo di Vigilanza”, e l’indirizzo della sede sociale di Tivù S.r.l. Via di Villa Patrizi, 8 00161 Roma (Italy)., all’attenzione dell’OdV.
La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante un registro gestito dall’OdV.

Segnalazioni tramite incontri diretti

Ove il Segnalante richieda un incontro con il Gestore delle Segnalazioni, è assicurata, su espresso consenso della persona Segnalante, la riservatezza delle informazioni condivise. Difatti, le segnalazioni rilasciate mediante incontro in presenza, previo consenso della persona Segnalante, possono essere documentate a cura del personale addetto mediante:
la registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto;
la redazione di un verbale. In questo caso, la persona Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione la conservazione della documentazione completa e accurata di tale incontro su supporto durevole che consenta l’accesso alle informazioni.

Canale esterno di segnalazione

Come previsto dal D. Lgs. 24/2023, l’ANAC attiva un canale di segnalazione, cd. Esterno, che garantisce la riservatezza della persona Segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa comunicazione.
Le condizioni per ricorrere al canale esterno presso ANAC sono le seguenti:
se il canale interno obbligatorio non è attivo oppure è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
se la persona ha già fatto la segnalazione interna ma non ha avuto seguito;
se la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero questa potrebbe determinare rischio di ritorsione;
se la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le linee guida relative alle procedure di presentazione e gestione delle segnalazioni esterne e alle quali si fa integrale rinvio sono consultabili al seguente link https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing

Gestione e analisi delle segnalazioni

In conformità a quanto previsto dall’art. 4, comma 2 del D.Lgs. 24/2023, Tivù ha attribuito il ruolo di Gestore delle segnalazioni all’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001.
L’Organismo di Vigilanza (OdV) è il destinatario delle segnalazioni che ha il compito di gestire prendendole in carico entro 7 giorni dal loro ricevimento, rilasciando al segnalante apposito avviso di ricevimento della segnalazione e garantendone il dovuto follow-up.
Le segnalazioni effettuate ai sensi della presente Politica devono essere, per quanto possibile, circostanziate, consentendo di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo).
Ogni segnalazione sarà considerata con attenzione dall’OdV che svolgerà un’accurata analisi, nel rispetto della natura confidenziale della segnalazione, raccogliendo informazioni dai dipartimenti interessati e/o da altri soggetti coinvolti.
Nel caso in cui la segnalazione non contenga informazioni sufficienti, l’OdV può richiedere ulteriori dettagli al segnalante. Al fine di tenere traccia delle comunicazioni, garantire la trasparenza e facilitare una valutazione formale della segnalazione, sono da preferire le comunicazioni scritte lungo tutta la durata del processo.
Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza dovesse ritenere la segnalazione non rilevante (ad esempio perché non rientrante nelle casistiche previste per le Segnalazioni) o non sufficientemente circostanziata per avviare verifiche, provvederà ad archiviare la stessa dandone comunicazione al segnalante.
Qualora invece decida di dare corso alle investigazioni ed approfondimenti, le fasi di analisi e di investigazione saranno svolte e completate entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, dandone riscontro al segnalante.
Qualora per la complessità del caso e per la necessità di procedere alla raccolta delle informazioni sia necessario proseguire le attività investigative oltre i tre mesi, l’OdV fornirà, allo scadere dei tre mesi di cui sopra, riscontro alla persona segnalante, riportando:

lo stato alla data delle investigazioni;
le motivazioni del protrarsi dell’investigazione oltre i tre mesi;
una data di presunta definizione dell’investigazione in corso.

Tutte le segnalazioni devono essere registrate e tutti i documenti allegati, inclusi quelli prodotti o raccolti durante la fase di analisi, devono essere archiviati in modo appropriato

L’OdV, soggetto designato a ricevere le segnalazioni, come descritto in questa politica, ha l’obbligo di trattare le informazioni sensibili, come i dati personali, in linea con il General Data Protection Regulation (GDPR) e con le leggi relative alla protezione dei dati.

La società garantisce che tutti i soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni siano dotati di adeguata e specifica formazione professionale anche in materia di protezione e sicurezza dei dati personali.

Protezione del segnalante e misure disciplinari

Le segnalazioni e le informazioni in esse contenute, come pure l’identità del segnalante (se nota), saranno trattate in modo riservato. L’identità del segnalante non sarà rivelata senza previo consenso scritto del soggetto interessato, a meno che non sia consentito diversamente dalla legge.

Le segnalazioni possono essere accettate anche in forma anonima, senza l’indicazione di alcun dato personale. Va fatto presente, tuttavia, che tale scelta potrebbe rendere più complessa la risoluzione del problema segnalato, nel caso in cui fossero necessarie ulteriori informazioni da parte del segnalante per lo svolgimento delle indagini e la definizione della segnalazione.

Tivù si impegna a proteggere pienamente i segnalanti da ripercussioni o da qualsiasi forma di discriminazione sul luogo di lavoro collegata o risultante dall’aver effettuato una segnalazione. Nessun segnalante che riporti internamente un episodio in buona fede potrà essere perseguito e non verrà intrapresa alcuna azione contro di lui/lei nel caso in cui le informazioni fornite non possano essere provate o siano insufficienti per risolvere la segnalazione. Nel caso in cui il segnalante, dopo la segnalazione, venga a conoscenza di informazioni aggiuntive rilevanti, è incoraggiato a riportarle immediatamente all’OdV di Tivù, indipendentemente dal fatto che queste informazioni supportino o invalidino la segnalazione originaria.

Tivù si impegna a tutelare da ripercussioni, discriminazioni e ritorsioni anche i colleghi e i familiari del segnalante, come anche i facilitatori, ossia coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Sono considerate, a titolo esemplificativo, ritorsioni:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l'annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Tivù adotterà inoltre misure disciplinari appropriate nel caso di segnalazioni fatte in malafede e/o in caso di minacce o ritorsioni verso i soggetti che presentano segnalazioni.
Le misure disciplinari saranno proporzionate all’entità e alla gravità della condotta accertata e potrebbero contemplare anche la cessazione del rapporto di lavoro. Le sanzioni applicabili sono quelle di cui al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 e di cui alla normativa giuslavoristica e contrattuale applicabile.

Data 09/07/2026

Il Presidente